今よりもっと仕事のスピードを上げたい！
もっと早く仕事を終わらせて定時に帰りたい！
さっさと仕事を終わらせて、残りの時間を有意義に使いたいですよね。
仕事を早く終わらせることができれば自由な時間も増えるので、スキルアップをしたり、趣味に時間を使ったりと、いいことばかりです。
そこで、今回は仕事のスピードを上げる方法をご紹介します。
また、仕事の遅い人の特徴も紹介しているので、参考にしてみてください♪
今回の内容は、デザインやライティングなどクリエイティブな作業をするときよりも、同じことを繰り返すような単純作業の仕事をするときに効果があります。
また、仕事の効率化を進めていくと、周りの同僚にも感謝されることが多いので、仕事ができる人と見られますよ♪
ストップウォッチで計測する
仕事のスピードを上げるのに1番重要なのが、その仕事にどれだけ時間が掛かっているかを、ストップウォッチで計測することです。
なんとなく1時間ぐらいかかっているなぁ…。では、ダメです！
秒数までしっかりと計測してみましょう！
やり方は、作業に取り掛かった瞬間にストップウォッチを押して、作業が完全に完了したらストップウォッチを止めます。
ストップウォッチはスマホを使ってもいいですし、パソコンで作業をしている方は、ブラウザでストップウォッチを使えるWebサイトがあるので、利用しましょう。僕はブラウザで使えるストップウォッチを使ってます。
自己記録を抜けるようにする
作業にどれだけ時間が掛かっているのか、ストップウォッチで正確な数字がわかったら、あとはその記録を抜けるように工夫をしていくだけです。
作業時間を意識するだけでも、仕事のスピードはもう上がっているはずです。
嫌でも自分の記録を意識してしまうので、強制的にスピードが上がります（笑）
遅い原因をピックアップする
ストップウォッチで、作業にどれだけ時間が掛かっているのかわかったら、何に時間が掛かっているのかを考えていきます。
- エクセルなどのソフトの使い方がうまくない
- 作業が早くなるツールを使っていない
- 身の回りの整理・整頓ができていなくて作業の効率が悪い
- その仕事に対するスキルが足りていない
- 仕事の理解度が低い
- Googleなどで検索するのがうまくない
- 無駄な業務が多い
僕の経験上、仕事の遅い人の特徴はこんな感じです。では、これらの原因をどのようにして解決していくのか紹介します。
1.エクセルなどのソフトの使い方がうまくない
エクセルの使い方がうまくないと、作業スピードが遅くなってしまいます。
例えば、一切ショートカットキーを使っていない人は、ショートカットキーをしっかりと使ってる人に比べて作業のスピードが遅いです。
確かに慣れたやり方は楽ですが、その方法だと作業スピードに限界があります。
ストップウォッチで計測した、自分の記録を抜くために、日頃の慣れたやり方を一度見直して、新しいスキルに挑戦してみましょう！
2.作業が早くなるツールを使っていない
世の中には、作業スピードが上がる便利なツールがたくさんあります。そのようなツールを使えば、一気に作業スピードが上がる可能性があります。
作業の遅い人は、とにかくゴリ押しで作業を進めてしまう傾向にあります。
ぜひ、ツールを取り入れて作業スピードを加速させましょう！
作業スピードが上がるツールの見つけ方
どんなツールがあるかわからないので、見つけるのが難しそうですよね。
実はツールの見つけ方には、コツがあります！
それはあなたが、「こんな風にできたらもっと作業スピードが上がるのになぁ」と思ったことを検索してみることです。
あなたと同じことを考えている人はきっとたくさんいるし、それを簡単にできるようにするためのツールを制作している人もきっといます。
あきらめずに一度検索してみましょう！
もし検索してもなかった場合、ビジネスチャンスかも…。
ちなみにコピペをめちゃくちゃ楽になるツールがこちらです。作業スピードを上げるために必ず入れておいたほうがいいツールなので、使っていない人はぜひ使ってみてください。
3.身の回りの整理・整頓ができていなくて作業の効率が悪い
仕事で使う道具や書類などが整理・整頓ができていないと作業の効率が悪くなります。
何かをする度に立ち上がったり、電卓を探したり、ホッチキスを探したり…。忙しそうに仕事をしている人っていますよね。
はたから見ると忙しそうに見えますが、実は効率が悪いだけだったりします。
- どこに何があるのか？
- 何が必要なのか？
- どんな準備をしてから仕事をスタートさせたほうがいいのか？
日頃から整理・整頓をしてスムーズに動けるようにしましょう！
部署で片付ける場所をあらかじめ決めておけば、必ずそこに使ったものを戻さないといけないのでオススメです。
その代わり片付け忘れたら、怒られますが（笑）
4.その仕事に対するスキルが足りていない
任せられている仕事に時間がかかりすぎている場合は、まだその仕事をするスキルが足りない可能性があります。
そんなときは、仕事が遅いことでへこむのではなく、スキルが足りないことを自覚して、スキルアップするための努力をしましょう！
独学もいいですが、せっかく会社で働いているので、仕事が早い人にどうすれば早くなるのかアドバイスをもらっちゃったほうが早いです。
聞き方のコツですが、何がわからないのかを整理してアドバイスをもらいに行くことです。
たまにこんな質問をする人がいます。
仕事が遅いんですがどうすれば早くなりますか？？
これだといろいろな要因があるので、アドバイスをしようにも、あまりいいアドバイスができません。
優しい人だと、あなたがどんな風に仕事をしているのか、一緒に確認してアドバイスをくれるかもしれませんが、これだと相手の時間を多く奪ってしまうので、どんな答えが聞きたいのかをアドバイスをもらいに行く前に整理しておきましょう！
整理することで、何が自分に足りないのかが明確にもなります。
5.仕事内容を理解していない
何のために今の作業をしているのか？この理解をしていないと仕事が遅くなります。しかも、仕事内容を理解していないと、ミスを連発します！
例えば、日々エクセルに数値を入力する業務があるとします。
あなたは、なんのためにその数値を入力しているか理解していますか？
上司に言われたから、とりあえず入力しているって人は要注意です！
なぜその数値が必要なのかを理解していないと、ミスを連発しますし、勝手に変な変更などをして怒られてしまうこともあります。
自分が行なっている仕事が、どんな意味を持っているのか、理解するようにしましょう。
仕事の内容をしっかりと理解していると、改善点の提案などもできるので、仕事ができる人に見られます！ってか仕事ができる人です。
指示を出す上司が教えてくれない
あなたに仕事を教える上司が、なんでその仕事が必要なのか説明をしていない場合もあります。ダメな上司です。そんなダメな上司に限って、ミスをしたとき鬼ように怒ります…。
そんな上司には、当たり障りのないように軽〜い感じで、
「ここってなんでこういう風にやるんですか？？」
となど探りをいれましょう。
もしかしたらその上司も、上から支持をもらっただけで、理解できていないかもしれません。
その場合は、その業務に時間が掛かっているから、簡単にできないか、またはなくすことはできないか、提案してみましょう。
上司が「うーん、昔からやってるからやってる。」など言ってきたら、今後その業務はなくす方向に持っていきましょう。完全に無駄な業務です。
そうすれば、ひとつ無駄な業務が減るので、作業スピードが上がります。
前からやってるからなんとなくやってる。って業務は、マジで無駄なので積極的に排除したいところです。今まで改善しようとしなかった会社も問題ですが…。
6.Googleで検索するのがうまくない
仕事が遅い人の特徴で、検索するのが上手くない人がいます。
これは自覚がないこともあるので、けっこうやっかいです。
身近でこの弱点を克服した人がいるのですが、その人はいくら検索しても自分で見つけられない場合は、他の人にどうやって検索すればいいのか聞いていました。
それを何回も繰り返すうちにコツを覚えて、今ではまったく問題ありません。
克服できない人の特徴なのですが、Googleのせいにしたり、パソコンのせいにしたりと、自分やり方を間違っていないと思い込んでます。
7.無駄な業務が多い
無駄な業務が多いと作業スピードが上がりません。
必要のない業務をしているから、無駄に作業量が増えて、時間が取られてしまいます。
例えば、毎日の上司に報告する日報など、超無駄な可能性があります。
上司がその日報をしっかりと見て、今後の業務改善に役立てているならいいのですが、ほとんどが日報を見て上司が納得しているだけのパターンが多い気がします。
最悪見ていない可能性もあります。
実際僕も日報を送っているのですが、見ている気配はありません。
試しに、いらないと思う箇所を消して送っても、気づかれなかったです（笑）
送ることに意味がある日報であり、上司を満足させるためだけの日報ですね。
このような業務は即刻やめるか、もっと簡単にできるように提案するべきです。
しかし！提案するからには、しっかりとした理由が必要です。その理由を言えるように準備しましょう。
仕事の理解度とも通じるのですが、なんでその業務をしているのか？を理解していれば、その業務が必要なのか、必要じゃないのかを見極めることができます。
改善点を提案する
日々の業務で改善点があれば、どんどん提案していくようにしましょう！
- もっとこうすれば楽なのになー
- この作業意味ないなー
- エクセルのファイル乱立してて効率が悪いな
- 違う業務をやったほうが、成果がもっと上がるのに！
このように感じたときは、チャンスです！改善すれば仕事のスピードが上がります。
しかし、ただ提案するだけでは、誰かに仕事を投げるだけなので嫌がられる可能性があります。
自分が手を動かして改善するようにしましょう。
この箇所をこうすればもっと業務が早くなるのですが、改善するための作業をしてもいいですか？
このように提案すれば、滅多に断られることはないです。
改善できれば、上司に評価されるし、同僚にも感謝されます。
しかも、仕事のスピードも上がるので、一石三鳥ですね！
その作業にあまりにも時間が掛かりすぎる。または作業時間に対してメリットが少ない場合は上司の判断で却下される可能性もあります。
改善提案をするためには信頼が必要
業務改善するためには、ある程度信頼が必要です。
日頃の業務がまったくできない人から、提案をされても響きませんよね。
まずはスキルアップして仕事のスピードを上げていき、日常業務をバリバリできるようになって信頼を得てから、改善提案をしていったほうが説得力があります。
まとめ
長々と書いてしまいましたが、実際やることはシンプルです。
作業時間をストップウォッチで計測して、その記録を抜くにはどうすればいいのかを考えて行動するのみ！
ひとつの作業でも極めようと思えば、様々なスキルが必要になってきます。
ぜひ、いろいろと楽しんで仕事のスピードを上げていってみてください！
そんなツールどうやって見つければいいの！？