TO DOリストとは?仕事が終わらない人はTO DOリストを作ろう!

仕事

仕事が終わらない…

仕事が多すぎて、どこから手をつけたらいいのかわからない!

仕事の整理がうまくできない

いろいろな仕事が重なってくると、何から手をつけたらいいのか悩みますよね。

そして、悩んでいるうちにやる気もなくなってきてしまうので、さっさと仕事に取り掛かりたいです。

ただ、やるべきことを決めてから仕事に取り掛からないと、結局仕事が中途半端な状態になってしまい、余計に苦しむことになります。

同時進行でいくつもの仕事をしていると(マルチタスク)、効率が悪くなるという研究結果も出ています。

そこで、今回はひとつひとつの仕事を確実に終わらせていくために、TO DOリストについて取り上げました。

TO DOリストを作ることで、こなすべき仕事が明確になり、仕事がスムーズに終わるようになります。

仕事がなかなか終わらない人、仕事が多すぎてパニックになってる人など、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

僕はTO DOリストを作るのが好きなので、いろいろとアプリを使ったり、TO DOリスト用のノートを作ったりして、TO DOリストを作ってきました。なので、これからTO DOリストを作ってみたい人や、TO DOリストを作ってみたけど、あまり効果がない人の参考になると思います。

TO DOリストとは?

TO DOリストは、その名前の通りなのですが、やるべきことを書き出したリストになります。

例えば、朝起きてから出社・学校に行くまでのことをTO DOリストにしてみます。

起床→出社までのTO DOリスト
  • 歯磨き
  • 朝食
  • シャワー
  • 着替え
  • 忘れ物がないか荷物チェック

こんな感じでしょうか?そして、出社するまでのTO DOリストができたら、あとは行ったことをチェックしていけばOKです。

出社するまでのTO DOリスト
  • 歯磨き
  • 朝食
  • シャワー
  • 着替え
  • 忘れ物がないか荷物チェック

すべてにチェックができたら、家を出る準備が完璧になったということ!

仕事の場合も、上記と同じようにTO DOリストに書き出すことによって、何をするべきかが明確になるので、仕事を進めやすくなります。

TO DOリストのメリット

TO DOリストを作ることによって、どんなメリットがあるのかを紹介します。

TO DOリストを作るメリット
  1. どんな仕事が残っているか、整理することができる
  2. 仕事の優先順位がつけられる
  3. 仕事のやり忘れを防ぐことができる
  4. リスト消化したら仕事が終わるのでモチベーションがあがる

1:どんな仕事が残っているか、整理することができる

TO DOリストを作ることによって、やらなきゃいけない仕事がどれだけあるのか、整理することができます。

頭の中では、仕事がいっぱいありすぎて何から手を付けたらいいかわからない!という状態でも、TO DOリストで書き出してみたら、思ったより少ないことが多々あります。

整理できてしまえば、あとはひとつひとつ仕事を終わらせていくだけです!

2:仕事の優先順位がつけられる

やるべき仕事をTO DOリストで書き出したら、あとはそれらに順番をつければ、仕事の優先順位を決めることができます。

そうすれば、いやな仕事は後回しにせず確実に終わらせていくことができます。

この優先順位をハッキリさせるだけでも、仕事のスピードは格段に上がります!

3:仕事のやり忘れを防ぐことができる

やるべき仕事をTO DOリストで書き出すと、仕事をやり忘れることがなくなります。

新しく仕事が増えたら、その場でTO DOリストに記入するようにしましょう!

TO DOリストに記入し忘れないように注意しましょう。

4:リストを消化したら仕事が終わる(モチベーションアップ!)

リストを消化したら仕事が終わるので、モチベーションが上がります。

また、リストを消化し終わったら、あなたがチャレンジしてみたい仕事などに、多くの時間が取れるので、スキルアップもできますし、会社からの評価も上がります。

なにより、リストがどんどん消えていくのが楽しいです。

また、リストをすべて消化したときの達成感もあるので、モチベーションが長く保てます。

TO DOリストをつくるときの注意点

TO DOリストは様々なメリットを生み出してくれますが、使い方を間違うと逆に仕事の進みが遅くなってしまうことがあります。

TO DOリストを作るときの注意点を紹介します。

TO DOリストを作るときの注意点
  1. TO DOリストを作ることが目的になってしまう
  2. TO DOリストが完璧に終わらないことでへこんでしまう
  3. TO DOリストを作りすぎて時間に余裕がなくなってしまう
  4. TO DOリストを細かく書きすぎて、あまりの量にモチベーションが下がってしまう

1:TO DOリストを作ることが目的になってしまう

TO DOリストをキレイに作ろうとか、可愛く作ろうとか考え始めたら要注意。

TO DOリストを作ることが、目的になってしまっている可能性があります。

確かに、TO DOリストは頻繁に見るので、気持ちがノッてくるようなデザインがいいですが、あまりにも凝りすぎると、そのうちデザインに飽きたりして、TO DOリスト自体使わなくなってしまいます。

TO DOリストは、シンプルなものがオススメです。

ちなみに僕は、TO DOリストをすごく凝って作っていました。もはや、リストなんてどうでもよかったです。素敵なTO DOリストに文字を打ち込んで、そのデザインを見てうっとり…。なので、納得のいくデザインができたら、そこでTO DOリストも使わなくなりました。
皆さんは僕のようにならないでくださいね(泣)

2:TO DOリストが完璧に終わらないことでへこんでしまう

TO DOリストを作って、すべてがキレイに消化されないと、へこんでしまう人はTO DOリストが大きなストレスになってしまいます。

確かに、なかなか消えないTO DOリストはイライラしますよね。

僕も以前は自分のTO DOリストのひとつが、他の人の仕事待ちになってしまって、一向に消せずに発狂してました。

こういうときの対処法は、TO DOリストから消しちゃうことです。

他の人が動かないとできないTO DOリストには意味がありません。

自分で完結できるものをTO DOリストに書くようにしましょう!

また、TO DOリストが終わらなくても、へこまないことです。なんでもかんでも完璧に終わることの方が奇跡なので、ある程度しょうがないと思って次に進みましょう。

TO DOリストが溜まってきたら、一旦リセットして、また新たにTO DOリストを書き出すと新しい発見があったりします。

3:TO DOリストの量を増やしすぎて時間に余裕がなくなってしまう

TO DOリストの量を増やしすぎると、スケジュールがパンパンになってしまいます。

これだと気持ちに余裕がなくなって、仕事のミスが増えてしまいます。

まずは、書き出したTO DOリストから、優先順位が高いものを5つほどピックアップして、それが終わるまでTO DOリストを追加しないなど、ある程度時間に余裕がもてるように、TO DOリストは作るようにしましょう。

4:TO DOリストを細かく書きすぎて、あまりの量にモチベーションが下がる

TO DOリストを細かく書いていくと、すごい数のTO DOリストができあがります。

例えば僕のTO DOリストに「ブログを書く」という項目があるとします。これを細かく書く人がTO DOリストを作ると、「キーワードを選ぶ」・「目次を作る」・「画像を選ぶ」など、かなり細分化して考えます。

確かにブログを書く上で必要な作業ですが、それはブログを書くという行動に入ってからでもいいです。

実際にブログを書く段階になってから、ブログを書くために必要なTO DOリストを作るといい思います。

TO DOリストの作り方

TO DOリストは紙に書くのが1番いい!

僕はTO DOリストのアプリを使ったり、TO DOリスト専用のノートを作ったりと、様々な方法でTO DOリストに取り組んできました。

そして何度も失敗して、最終的には…ただ紙に書くだけになりました(笑)

TO DOリストを作るなら、紙にチョロチョロって書くだけで十分です。

そこで、自分がTO DOリストを作るときのルールがあるので参考にしてみてください。

週初めに今週やりたい仕事のTO DOリストを作る

まず週初めに今週やりたい仕事を大まかに書いていきます。

コツは書きすぎないこと。これができれば満足だなーぐらいで大丈夫です。

今週の僕のTO DOリストは、

  • 担当してるWebサイトを3ページリニューアル
  • コンサルティングに指示を出された修正を完了させる
  • Webサイトの先週の結果を見て、今後の改善点を見つける

こんな感じです。

この3つを軸に毎日TO DOリストを作って仕事をしていくことになります。

1日の始まりにその日のTO DOリストを作る

出勤をしたら、パソコンを立ち上げてメールを確認してから今日のTO DOリストを作ります。

メールを後に確認すると、もしかしたら急ぎの仕事がきているかもしれないので、TO DOリストを作る前にやるべき仕事は確認しておきます。

今日の僕のTO DOリストは、

  • Webサイトの更新
  • 月次報告書を作成
  • コンサルからの修正に着手
  • ◯◯ページのリニューアルに着手

このような感じです。

あとは、別途仕事の依頼や相談が来たら随時追加していくことになります。

TO DOリストは大体5時間ぐらいで終わるような設定にしています。

どうせ、他の仕事が割り込んでくるので、TO DOリストは時間に余裕を持って作るのがコツです。

TO DOリストで使いやすいオススメのノート

TO DOリストを作るときに、オススメのノートはオフィス・デポ レポート用紙 ライティングパッドになります。

僕はこれを12冊買って、ガシガシ使っています。

このノートのいいところは、黄色ので他の用紙に紛れないのと、雑の使えるところ(笑)です。

デスクワークの方は大きいサイズで問題ないのですが、外出が多い方は小さいサイズを選ぶようにしましょう!

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TO DOリストのアプリは使えない?

TO DOリストのアプリはいろいろ出てますよね。僕もいろいろなタスク管理・TO DOアプリを試したのですがどれもダメでした。

1ヶ月ぐらいは使うのですが、結局使わなくなって、また違うタスク管理・TO DOアプリを使うという悪循環。

なにがそんなにダメなんだろうと考えたら、アプリって携帯に入ってるじゃないですが?いつも近くにあるじゃないですか?TO DOリストのアイコンとか家にいるときにまで、見たくないんですよね(笑)

特に終わってないTO DOリストがあったりすると、通知でアピールしてくるのがすごく嫌です(笑)

一応iPhoneに最初から入っている、リマインダーは使いますが、出先などでとりあえずメモするぐらいです。

仕事が多くて焦ってるときにするといいこと

デスクの整理整頓

やることがたくさんあって焦っているときは、デスクの整理整頓をすると落ち着きます。

僕は「なんか最近仕事がバタバタしていて気持ちも焦っているな」と感じたらデスクの掃除をするようにしています。

デスクの整理整頓をすることによって、新しいアイデアが生まれることも!

散歩する

自分の仕事をしたいけど、周りがうるさい、いろいろと話しかけてきて仕事が終わらないなど…イライラが溜まってきたら散歩に出ちゃいましょう。歩くことで気分がスッキリします。

デスクワークの方は外で新鮮な空気を吸うことで頭もスッキリします!

とりあえずひとつの仕事に集中する

毎日やることがたくさんあって、うんざりしてきますよね。

僕もいろいろなところから、仕事を振られて何から手を付けたらいいのか、わからなくなるときがあります。

そんなときは、とりあえずひとつの仕事を無になって終わらせるようにしましょう!

どんなに仕事を振られたって、今やれることはひとつです!

そしてひとつずつ仕事を片付けていけば、そのうち終わります。

まとめ

TO DOリストを作るメリットは…

  1. どんな仕事が残っているか、整理することができる
  2. 仕事の優先順位がつけられる
  3. 仕事のし忘れをなくすことができる
  4. リスト消化したら仕事が終わる

 

TO DOリストを作るときの注意点は…

  1. TO DOリストを作ることが目的になってしまう
  2. TO DOリストが完璧に終わらないことでへこんでしまう
  3. TO DOリストを作りすぎて時間に余裕がなくなってしまう
  4. TO DOリストを細かく書きすぎて、あまりの量にモチベーションが下がってしまう

TO DOリストは、可能な限りシンプルに最低限のことを書くようにしましょう!それに慣れてきたら、あなたの使いやすいようにカスタマイズしていくといいでしょう。

この記事が、あなたの仕事を少しでも軽減できますように!

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